 Suivi des commandes avec historique complet Permet à l'opérateur du service client d'accéder à toutes les informations sur la commande, de la prise de commande à la fin de la garantie, avec : Bon de commande, Achat (Drop Shipment), Livraison(s) (une commande peut être livrée en plusieurs fois), Facture, Avoirs, Remboursements, Réclamations, …
Possibilité de débit à la commande ou de débit à l'expéditionLe mode de débit est choisi par le marchand :
- A la commande après le contrôle de fraude (permet d'éviter d'émettre une facture et un avoir, donc simplifie la gestion),
- Lorsque le produit passe en préparation, si le stock est disponible alors le bon de préparation est créé, la carte du client est débitée et la préparation peut se réaliser.
Récupération des commandes Front Les bases de données sont séparées ce qui implique que les commandes clients sont récupérées de façon cyclique (généralement toutes les 30 minutes). L'indisponibilité du back office n'affecte pas la boutique (traitements de nuit).
Ajout de commandes via le BackOffice Le marchand peut utiliser le backoffice pour passer des commandes clients de façon manuelle, avec ou sans compte client, en bénéficiant des mêmes modes de traitement que la boutique (débit des cartes,…). Si le client est identifié, il peut voir sa commande dans son suivi sur la boutique.
Commandes internes Possibilité de passer des commandes de produits pour l'usage propre du marchand (permet de bien suivre le stock et la valorisation des achats internes).
Commandes cadeaux Possibilité de faire des commandes " gratuites ".
Enregistrement des règlements Indique pour une commande son règlement dans le cas de traitement hors ligne : CB par Fax ou Téléphone, Chèque, Virement, Crédit…
Gestion des dossiers Cetelem Permet au marchand de mettre en place du crédit Cetelem, la gestion des dossiers permet d'enregistrer l'accord ou le refus de l'organisme de crédit et d'envoyer les bordereaux de demande de règlement à Cetelem lors de l'expédition des marchandises.
Approbation des commandes (Echanges, cadeaux) Workflow d'approbation par un hiérarchique de certaines commandes.
Gestion des Avoirs (Payables, non payables, sur fraude) Gère les remboursements clients, soit payables (remboursés par recrédit de la carte bancaire ou par chèque), soit non payables (utilisables partiellement ou en totalité pour le règlement d'une autre commande), sur fraude (dans ce cas non remboursables car la fraude est constatée par le débit du comtpe bancaire du marchand).
Déclaration des impayés (Génération dossier FIA NET) Permet de générer automatiquement le dossier Fia Net : Commande d'achat de la marchandise en question (justification du prix d'achat), bon de commande du client, copie du bon de livraison…
Suivi des colis perdus par les transporteurs avec demande de remboursement Permet la déclaration des colis perdus, de suivre les enquêtes transporteur, de percevoir le remboursement (émission de factures justificatives) et de rembourser le client ou de lui réexpédier la marchandise.
Forçage des règlements par cartes en referral après accord du GIE Cartes bancaires Permet d'indiquer que le dépassement de crédit de la carte bancaire a été accepté au travers d'un numéro d'autorisation fourni téléphoniquement par le GIE CB (après requête auprès de la banque du client).
Re-demandes de débits sur les cartes refusées suite à une panne du système de paiement Dans le cas ou le serveur du système de paiement électronique serait en panne, les demandes d'autorisation sont suspendues, la carte du client n'est pas contrôlée.
Lorsque le système redevient opérationnel, les demandes d'autorisation sont réalisées, et en cas de problème avec sa carte, le client est informé immédiatement par e-mail.
Remboursement des avoirs en automatique pour les clients ayant payé par CB Dans le cas d'un remboursement suite à un retour ou une impossibilité de livrée ou d'une différence de prix a posteriori, la carte du client est automatiquement créditée sans frais ce qui permet de ne pas avoir à faire de chèque.
Le délai est choisi par le client, entre immédiat et 30 jours à date d'avoir (maximum légal).
A noter que si le client annule sa commande sur son espace dans les 24h (avant préparation de la marchandise), il est re-crédité immédiatement.
Forçage des avoirs non payables en payables Permet de rembourser un client débité soupçonné de fraude à posteriori du contrôle de fraude (parfois certains clients se " réveillent " au bout de 4 à 5 mois).
Fonction "Rembourser plus vite" Permet d'outrepasser la règle du délai de remboursement d'avoir pour forcer à " immédiat " le remboursement.
Envoi des avoirs par mail au client Les avoirs sont envoyés par e-mail au client.
Envoi des factures par mail au client Dès que le paiement est enregistré, le client reçoit sa facture par e-mail. Il peut demander à la recevoir avec le colis. Dans le cas de produits en " drop-shipment " (livraison directe du fournisseur au client final), les factures sont imprimées.
Remises coupons sur critères Offre au marchand tout un panel de possibilités de remises (montant, pourcentage, remise second produit, frais de port offerts,...) avec des critères divers (client, produit, gamme, catégorie...), le système est prévu pour offrir tout ce qui se pratique sur Internet.
Déclarations d'échanges de biens intra-communautaires (automatique par mail au format des douanes) Permet d'associer aux types de produits les nomenclatures douanières (avec moteur de recherche parmi les 20.000 références) et de déclarer mensuellement aux douanes les introductions et sorties de marchandise du territoire à destination d'autres pays de la CEE.
Les données proviennent des réceptions de marchandise et des expéditions de commandes.
Un fax de confirmation arrive sous 3 jours de la part des douanes.
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